Writing a formal letter or email in Dutch
Many writing tasks in the inburgering and NT2 exams ask you to write an email or letter: to the gemeente, a landlord, a school or a friend. A clear structure and the right form of address already earn you a lot.
The structure
| Dutch | Why |
|---|---|
| Geachte mevrouw De Vries, | 1. Opening (aanhef). |
| Ik schrijf u omdat ik een vraag heb over mijn afspraak. | 2. Why you are writing, in one sentence. |
| Op 12 mei heb ik een afspraak om 10.00 uur. Helaas kan ik dan niet komen, omdat… | 3. One short paragraph for each point in the task. |
| Alvast bedankt voor uw antwoord. | 4. Closing sentence. |
| Met vriendelijke groet, Ahmed Yilmaz | 5. Closing and your name. |
Formal or informal?
Write formally to an organisation, the gemeente, a landlord, a teacher or someone you do not know. Write informally to friends, family and neighbours you know well.
| Dutch | Why |
|---|---|
| Geachte heer Jansen, / Geachte heer, mevrouw, | Formal opening. Use the second form when you do not know the name. |
| Met vriendelijke groet, | Formal closing. |
| u, uw | Formal: "you" and "your". |
| Beste Sanne, / Hoi Sanne, | Informal opening. |
| Groetjes, / Groeten, | Informal closing. |
| je, jij, jouw | Informal: "you" and "your". |
Useful sentences
| Dutch | Why |
|---|---|
| Ik schrijf u omdat… | To say why you are writing. |
| Ik wil graag weten of… | To ask a question politely. |
| Kunt u mij laten weten wanneer…? | To ask for information. |
| Helaas kan ik niet komen, omdat… | To cancel or apologise. |
| Ik hoop snel van u te horen. | Formal closing sentence. |
How to score well
Read the task twice and write down every point it asks for. Answer each point in your letter, in your own words. Copying long sentences from the task does not show your own Dutch. Use linking words like eerst, daarna, omdat, daarom and maar to make your text easy to follow.
Practise
Choose an answer and check it. You get an explanation for every question.
1.Je schrijft een e-mail aan de gemeente. Je weet de naam van de medewerker niet. Welke aanhef gebruik je?
Not quite. The correct answer is: Geachte heer, mevrouw,
To an organisation you write formally. Without a name you use "Geachte heer, mevrouw,".
2.Welke afsluiting past bij een formele brief?
Not quite. The correct answer is: Met vriendelijke groet,
"Met vriendelijke groet," is the standard formal closing. Groetjes and doei are informal.
3.Welke zin past in een formele e-mail aan je verhuurder?
Not quite. The correct answer is: Kunt u mij laten weten wanneer de monteur komt?
In a formal email you use u, and you avoid informal words like ff (even).
4.Een brief begint met "Geachte mevrouw Bakker,". Later staat: "Kun jij mij helpen?" Wat is het probleem?
Not quite. The correct answer is: De brief gebruikt u en je door elkaar.
Geachte is formal, so the whole letter should use u: "Kunt u mij helpen?"
5.Ik schrijf u ___ ik een vraag heb over de huur.
Not quite. The correct answer is: omdat
The verb heb is at the end. Of these two words, only omdat sends the verb to the end. With want you would write: want ik heb een vraag.
6.Je schrijft een berichtje aan je vriendin Sara. Welke aanhef past het best?
Not quite. The correct answer is: Hoi Sara,
To a friend you write informally, so you use Hoi or Beste with the first name.
Practise exam writing tasks with feedback
MijnJuffie gives you exam-style writing tasks for A2, B1 and B2 and checks your text for task completion, grammar and vocabulary.
Start practising